TRE TIPOLOGIE POSSIBILI DI RIUNIONE AZIENDALE

La riunione aziendale è uno strumento molto potente e usato tantissimo al lavoro. Rappresenta senza dubbio uno di quegli elementi che un buon capo deve saper gestire al meglio per condurre il proprio team.

La riunione aziendale è uno strumento altamente versatile. Utile in relazione a diversi obiettivi: dalla condivisione delle informazioni (livello minimale) al prendere decisioni concrete (livello massimo). Si possono distinguere, quindi, diversi tipi di riunioni a seconda della finalità prefissate. Di seguito ne descriviamo tre.

La riunione aziendale di tipo informativo

Una riunione aziendale può innanzitutto servire a condividere informazioni, in particolare quando vogliamo essere sicuri che queste vengano trasmesse a tutti allo stesso modo e nello stesso tempo.

Potrebbe nascere però un’obiezione: perché usiamo proprio la riunione per far ciò? Esistono effettivamente strumenti meno costosi, come un’informativa mandata indistintamente a tutti via email. Qual è la differenza sostanziale, allora? La riunione aziendale permette di raccogliere in diretta un feedback da parte di tutti i partecipanti, cosa che un’email non ci consente; quindi si ha una maggiore sicurezza rispetto all’ascolto effettivo e alla ricezione delle informazioni trasmesse. Si possono ricevere, in tempo reale, indicazioni su quale sia l’esito del trasferimento, grazie a un adeguato uso della comunicazione non verbale.

Una riunione, dunque, oltre a essere uno strumento che serve per condividere informazioni e per raccogliere feedback, in modo da capire l’effettiva comprensione e in qualche modo l’accoglienza riservata a queste, risulta utile anche e soprattutto per rimodulare le informazioni passate, grazie all’instaurarsi di un dialogo tra il capo e i partecipanti stessi.

La riunione aziendale di tipo applicativo

Un secondo obiettivo a cui una riunione aziendale può mirare viene definito “applicativo”. Una riunione applicativa ha la finalità di rendere esecutiva una disposizione assunta precedentemente. Una riunione applicativa viene organizzata sia per raccogliere e/o sviluppare idee circa la modalità migliore per realizzare qualcosa, sia, indirettamente, per favorire il “sentirsi parte” e facilitare l’engagement dei collaboratori chiamati a svolgere il compito.

Valutare, verificare e decidere insieme la modalità migliore per rendere concreta una decisione presa rappresentano una modalità decisionale legata a uno stile di leadership più efficace rispetto a quello autocratico. Spesso i manager potrebbero avere la tentazione di passare direttamente dalla decisione all’attuazione attraverso una serie di prescrizioni che, semplicemente, forniscono ai propri collaboratori.

Chiaramente il comando risulta essere uno strumento di gestione più economico, ma, allo stesso tempo, non riesce a favorire un livello di partecipazione paragonabile a quello presente in una riunione. Dalle ricerche di Lewin, Lippit e White (1939) emerge che uno stile di leadership partecipativo risulta più efficace, responsabilizzante e quindi portatore di crescita rispetto a uno stile autocratico, seppur all’inizio quest’ultimo sia apparentemente più efficiente.

La riunione aziendale di tipo decisionale

Terza e ultima modalità di riunione aziendale è quella che viene usata quando serve prendere una specifica decisione. Si tratta di uno strumento tipico degli organi di governo, che hanno come responsabilità primaria non tanto la definizione delle prassi, quanto la definizione di una politica.

È chiaro che in questo caso risulta necessario che la guida della riunione sia assunta da un partecipante che possa fungere da punto di sintesi. Ogniqualvolta si presenti una situazione non ben definita in senso gerarchico, in cui si voglia favorire un’espressione il più possibile paritaria e di corresponsabilità, è necessaria la presenza di qualcuno che permetta e consenta di attuare una sintesi, per non perdere di vista il punto cardine della riunione aziendale e concludere, quindi, con un niente di deciso o concretamente stabilito.

Sicuramente, dunque, la dimensione principale che si ricava da tutte le modalità è quella del collettivo: la riunione aziendale rappresenta un momento in cui delle persone si incontrano e si mettono insieme. Ma qual è la vera motivazione dell’incontrarsi? Non si tratta di un momento di socialità indefinito. L’obiettivo primario è svolgere un lavoro insieme. Spesso quando ci dimostriamo insofferenti e negativi per le riunioni che facciamo è proprio perché non percepiamo la funzione della riunione come strumento di lavoro. Per questo una buona riunione aziendale è quella che effettivamente ci consenta e ci permetta di lavorare. Anche se ci pare scontato, non perdiamo mai di vista questa direzione.

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