fbpx

Comunicazione e smart working: come rendere il tuo team efficace e produttivo

Condividi su facebook
Condividi su twitter
Condividi su linkedin
Condividi su pocket
Condividi su whatsapp
Condividi su email

Dall’inizio della fase 2 lo smart working è ormai una realtà consolidata. 

Ecco le regole degli Esperti per mantenere la comunicazione in azienda solida ed efficace.

Da diverse settimane ho un nuovo appuntamento fisso: no, non sto parlando di serate con mio marito o di video call con Teams/Zoom/Meet, ma del mio feed di LinkedIn, che infallibilmente, almeno una volta ogni 2 giorni, mi propone un sondaggio a base di emoticon su quanti giorni alla settimana le persone vorrebbero lavorare in smart working.

Hai presente, vero? Metti like per 5 giorni alla settimana, il cuore per 4, la lampadina per 3 e così via.

In realtà è una domanda che non ha senso, e che rischia di sostituire una regola (in ufficio dal lunedì al venerdì) con un’altra (in ufficio dal lunedì al giovedì).

Lavorare in smart working non vuol dire avere un numero di giorni fissi in cui presenziare, ma avere la possibilità e la flessibilità di scegliere se fare una settimana interamente da remoto per conciliare impegni familiari che ci portano in un’altra città, o viceversa trovarsi con il team ogni giorno per 15 giorni di fila per chiudere un progetto, oppure passare in sede per un brainstorming o un 1:1 con il capo; e già che sono da quelle parti, magari fermarmi a pranzo con i colleghi perché mi fa piacere e portare la macchina a lavare al lavaggio lì vicino.

smart working quanti giorni a settimana

Insomma, la “nuova regola” potrebbe essere:

non ci sono regole, ma ci si vede quando ha senso, quando è utile, quando è produttivo e quando è piacevole (il che non vuol dire venire in ufficio a scaldare la sedia, anzi!)

In assenza di regole, o meglio, potendo decidere le proprie regole come team, come azienda, come manager e come persona, la comunicazione diventa lo snodo fondamentale per assicurare coesione, comprensione e agilità ai team.

Diventa infatti necessario definire dei nuovi perimetri fluidi per il nostro lavoro, per il nostro rapporto con colleghi e con l’organizzazione, perimetri che prima erano basati sulla condivisione di spazi e di orari e che oggi devono essere perimetri di significato.

Tutto risolto con call quotidiane e canali Slack su qualsiasi tema?

Probabilmente no, se l’obiettivo è sviluppare una modalità di lavoro agile che duri nel tempo e sia sostenibile.

Ecco quindi il mio personale “starter pack” per la comunicazione in smart working:

Condivisione

Esplicita anche cose che fino a ieri avresti dato per scontate: senza contatto nella quotidianità, rischiamo di perdere tutti quegli elementi della comunicazione non verbale che rappresentano l’80% della nostra comunicazione.

Per questo è necessario colmare il gap accentuando la parte verbale.

Ad esempio, qualche riga sopra dicevo “ci si incontra se ha senso, se è utile, produttivo e piacevole”. Ma quello che ha senso per me ha lo stesso significato anche per te?

Ne dubito.

Condividere con il proprio team cosa significano queste parole per ciascuno dei propri colleghi può essere il miglior modo per definire la modalità migliore di lavoro agile, in cui tutti si possano riconoscere. Macchinoso? Forse all’inizio, come cambiare marcia per un neopatentato, finchè non diventerà qualcosa di spontaneo e abituale.

Continuità nel tempo

Bene, abbiamo smarcato questo punto, siamo tutti d’accordo su come, cosa, quando e perché; siamo pronti per la Fase 2 di “new normal”.

Attenzione però a non cadere nella trappola del “silenzio assenso”: queste conversazioni e soprattutto lo scambio di feedback non possono essere one-shot, ma devono essere ricorrenti e continue nel tempo.

Le condizioni cambiano, e noi dobbiamo essere altrettanto fluidi e adattabili per lavorare e vivere al meglio.

C’è da seguire un nuovo cliente? Attivare una nuova partnership? È arrivato un nuovo membro del team, oppure un collega ha appena avuto un figlio? Le necessità e i processi possono cambiare rapidamente e ogni cambiamento è l’opportunità di comunicare e ricondividere modalità di lavoro ottimali e output da raggiungere.

Coerenza

“Actions speak louder than words” ovverosia le azioni contano più delle parole.

Possiamo infarcire i nostri discorsi di “smart working”, “flessibilità”, “fully remote”, ma dobbiamo anche agire coerentemente.

Se mi sento dire dal mio capo “non ti vedo online” oppure non si fa mai sentire e si limita a richiedere “mandami questo” o “preparami quello” senza condividere perché, difficilmente crederò alle parole di facciata – anzi, rischio di sentirmi (abbastanza legittimamente) presa in giro da una retorica vuota di un’organizzazione che continua a non valorizzare le sue persone, poco importa da dove lavorino.

Connettività

A ciascuno il suo tool di videocall e di document sharing preferito.

Mi riferisco a un altro tipo di comunicazione: quella legata al knowledge sharing e agli analytics.

Knowledge sharing perchè le persone abbiano accesso alle informazioni di cui hanno bisogno in quel momento per svolgere il loro lavoro su un supporto agile, interattivo e customizzato (evitando la ricerca manuale nella intranet o nell’archivio mail)

Analytics perché l’ascolto delle proprie persone passa anche dalla possibilità di misurare in tempo reale che difficoltà incontrano e di che supporto hanno bisogno nel loro lavoro – ma non solo.

Noi utilizziamo un tool (VIC, il consulente virtuale) che svolge entrambe le finalità, ma il principio rimane quello di colmare la distanza “fisica” con dei connettori digitali che aiutino persone e organizzazione a comunicare tra di loro e a raccontarsi giorno per giorno come possono lavorare al meglio in modalità remota e smart.

smart working comunicazione

Processi aziendali: esempi

Un esempio di processo aziendale dove queste 4C si sono amalgamate con successo è stato proprio l’implementazione dello smart working come nuovo modello organizzativo durante la Fase 2.

L’ azienda, tramite consulente virtuale, ha fornito in maniera customizzata alcuni spunti e input ai team e ai team leader su come avviare, mantenere e gestire la comunicazione tra di loro – tips non vincolanti, ma best practices da cui attingere.

Ciascun team si è confrontato e ha poi adattato alle personalità ed esigenze di ciascuno il dialogo, informando il consulente virtuale dell’output della loro discussione, condividendo in totale anonimato cosa stava funzionando e cosa invece avevano preferito modificare o riadattare per una maggiore efficacia.

Hanno definito delle “regole di base”, tra cui:

  • un check ogni 10 giorni sulla modalità di lavoro e di comunicazione stessa tra di loro (poi diventato ogni 15 giorni superata la fase di rodaggio)
  • un sistema di premi e penitenze scherzose per chi rispettava o non rispettava il principio della coerenza.

VIC, il consulente virtuale, faceva il resto, mappando in maniera aggregata le interazioni dei vari team e dando modo ai team leader e al team HR di capire come le persone stessero vivendo questo momento in maniera molto più spontanea e meno onerosa rispetto alla classica survey.

In questi giorni, vedendo che il feedback soprattutto nei confronti del capo rimaneva un tasto delicato, l’azienda si sta organizzando per delle iniziative ad hoc di formazione digitale e non su questo.

La migliore misura del successo di una comunicazione efficace?

Quando la comunicazione tra persone e tra persone e azienda è viva, costante e viaggia sia su canali fisici che digitali.

 

Vuoi prenotare una sessione di approfondimento online per implementare una strategia di comunicazione aziendale efficace?

 

 

You might also enjoy