Come rendere la comunicazione aziendale efficace

comunicazione aziendale

Coordinare la comunicazione aziendale in modo efficace significa rassicurare: pochi elementi distintivi possono davvero fare la differenza.  

Comunicazione aziendale bidirezionale: comunicare “a” vs comunicare “con” 

Quando si parla di comunicazione aziendale spesso la si percepisce come un concetto astratto e complesso, molto difficile da concretizzare. 

Nulla di più sbagliato: un modo di intendere la comunicazione aziendale è definirla come l’insieme di tutti gli strumenti ed i contenuti che l’azienda utilizza quotidianamente per comunicare “a” e “con” dipendenti, clienti e fornitori. 

E se il web e la comunicazione digitale sono ormai diventati strumenti strategici di comunicazione indispensabili per qualunque attività, la sfida è ora gestire al meglio la comunicazione attraverso questi canali. Nelle bacheche delle pagine Facebook o nei feed di Instagram si può avere la sensazione di “lanciare messaggi in bottiglia” in un immenso e sconosciuto mare di utenti, sperando che qualcuno ci risponda. Per evitare di disperdere l’efficacia della nostra comunicazione aziendale e rendere i canali di comunicazione digitali un valido strumento di interazione e dialogo con il nostro pubblico, è necessario saper ascoltare. 

I messaggi in bottiglia lanciati nel vuoto non sono mai efficaci; elaborare invece un messaggio espressamente rivolto al nostro interlocutore eleverà anche un post sui social network ad un nuovo spunto di conversazione con il pubblico che si sentirà coinvolto e stimolato a rispondere. 

La comunicazione aziendale efficace non è più solo quella “a qualcuno” ma si è trasformata in quella “con qualcuno”: ascoltare il proprio interlocutore è fondamentale; per questo si parla di comunicazione bidirezionale. 

Comunicazione aziendale interna ed esterna: chat per i flussi, e-mail per le riflessioni 

La quotidianità del lavoro spesso porta i team a comunicare attraverso svariati strumenti e piattaforme digitali: è importante conoscerli ed usarli tutti nel modo più corretto possibile. 

Le piattaforme web pensate per strutturare flussi di comunicazione veloci come le chat sono molto utili ma vanno utilizzate con criterio, soltanto in alcune fasi del lavoro. 

Scambiarsi pensieri, materiali, opinioni e pareri su un determinato argomento in una conversazione virtuale è importante ma utilizzando soltanto le chat, si rischia di perdere la visione d’insieme e non capire più a che punto si è arrivati. 

Se le chat sono lo strumento più adatto per le comunicazioni veloci; per fare il punto e concedersi un momento di riflessione servono altri canali di comunicazione e il più efficace dei quali è senza dubbio l’e-mail. 

Scrivere una e-mail efficace: le 3 regole da seguire  

Scrivere una e-mail è un processo che richiede attenzione e riflessione. 

Avere una comunicazione aziendale che risulti valida significa essere certi di farsi capire ma non solo: un contenuto è davvero di qualità quando il messaggio rispecchia appieno ciò che volevamo trasmettere. 

Ecco tre semplici regole per scrivere una e-mail efficace: 

  1. Rileggere ciò che si scrive: scrivere una e-mail “di getto” non è mai una buona strategia. Questo strumento di comunicazione solitamente viene letto con attenzione ed il destinatario si aspetta di ricevere un messaggio rilevante.  
    Essere chiari è fondamentale: un piccolo trucco? Rileggere ad alta voce prima di inviare. Per essere ancora più certi di essere riusciti a farsi comprendere nel modo migliore, sarebbe bene far leggere la bozza di e-mail anche ad un’altra persona. 
  1. Partire dai punti chiave: una e-mail è un canale di comunicazione aziendale che viene utilizzato per i messaggi più importanti e strutturati. È bene essere certi di non tralasciare nessun punto fondamentale. Fare un elenco dei punti chiave indispensabili da inserire nel messaggio e poi costruirci intorno la mail, arricchendola con una forma gradevole ed una leggibilità scorrevole è un’ottima strategia. Una e-mail chiara, semplice e mai ridondante sarà un’arma vincente della nostra comunicazione aziendale. 
  1. Focalizzare la conversazione su un concetto: una e-mail è una riflessione. Organizzare la conversazione di “invio-risposta” delle e-mail è molto importante non solo nel momento presente ma anche nel momento in cui andremo ad archiviare la conversazione. L’oggetto della e-mail deve essere il vero “faro” che guida ogni scambio: evitate di convogliare argomenti diversi in e-mail con oggetti non pertinenti. È fondamentale convogliare le conversazioni in threads

E-mail e comunicazione aziendale: chi mettere in copia? 

Rispondere a questa domanda significa analizzare le dinamiche aziendali: uno degli scopi fondamentali della comunicazione interna è quello di chiarire alcuni processi e di coinvolgere i giusti collaboratori all’inizio di un progetto per dare a tutti, contemporaneamente, le linee guida necessarie. 

Non è necessario coinvolgere sempre tutti per ogni comunicazione. 

Per capire se stiamo coinvolgendo troppe persone, basta pensare alla e-mail come ad una telefonata: le persone che parlano sono due; è davvero necessario avere altre cinque persone che sentano la nostra conversazione in sottofondo? 

Razionalizzare i processi serve a chiarire e rendere più efficace la comunicazione; essere subissati di e-mail non è certamente una buona strategia.  

Stile di scrittura personale e comunicazione aziendale: come essere coerenti? 

Strutturare la comunicazione aziendale e creare un linguaggio coerente e condiviso è un obiettivo fondamentale da raggiungere. 

Armonizzare lo stile di scrittura personale di ogni collaboratore con linguaggio aziendale è possibile; serve uno studio della comunicazione in base ad alcuni parametri e condividere un tono di voce che sia univoco e che dia l’impressione ad ogni destinatario di parlare con un’azienda coesa ed univoca nel suo stile di comunicazione. 

La brand communication passa anche dalle e-mail: una consulenza dedicata alla creazione del linguaggio aziendale può essere un buon punto di partenza. 

Per andare nel concreto, ci sono alcune semplici regole a cui far attenzione per creare facilmente delle e-mail aziendali coerenti: 

  • Strutturare sempre la stessa apertura: se si sceglie di iniziare con “Gentile cliente”, nessuna e-mail aziendale inizierà con “Buongiorno”; 
  • Strutturare ogni comunicazione con lo stesso font
  • Strutturare sempre la stessa chiusura: omogeneizzare le firme e le frasi di saluto sono strumenti utili per creare una brand communication efficace. 

Una buona comunicazione aziendale è necessaria per dare al cliente la percezione che sia in buone mani; strutturare un linguaggio coerente sarà l’arma vincente per potenziare e migliorare l’immagine del nostro brand. 


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