Smart working: come monitorare i dipendenti a distanza

smart working

Lo smart working è ormai una realtà e potresti non vedere in azienda i tuoi dipendenti anche per molti mesi. Come avere un controllo efficace sul lavoro da remoto? 

L’emergenza Coronavirus, oltre a quelle nella vita delle persone e nell’economia del paese, ha portato ad una vera e propria rivoluzione anche nel mondo del lavoro. 
Lo smart working è diventato realtà anche per i datori di lavoro più recalcitranti.  

Molte imprese hanno dovuto adottare il lavoro agile per poter proseguire la propria attività economica, nel rispetto delle restrizioni poste dal governo a contenimento del virus. 

Lo smart working ha portato anche vantaggi inaspettati: tramite questo strumento è possibile aumentare produttività e redditività aziendale grazie alla diminuzione delle spese per le locazioni e la conseguente riduzione degli spazi necessari; la dematerializzazione dei processi, la riduzione dei costi fissi e la maggiore capacità di flessibilizzare il lavoro e potendo contare su personale più motivato. 

Questa è una buona notizia, soprattutto per un paese come il nostro, che in questo campo ha sempre registrato un notevole ritardo.

Se sei un imprenditore alle prese con il lavoro agile però non avrai difficoltà ad ammettere che questo genere di organizzazione provoca un po’ d’ansia.

Soprattutto perché ti sembra di non poter controllare i tuoi dipendenti in smart working 

Ma chi l’ha detto che non puoi farlo? 

Smart working e controllo dei dipendenti 

Per un dipendente, lavorare da casa significa più autonomia e flessibilità, nonché l’impagabile possibilità di coniugare gli impegni familiari con il proprio lavoro.  

Per un datore di lavoro, invece, lo smart working, oltre a garantire la sopravvivenza dell’attività economica, si traduce nel dover avere la massima fiducia nei propri lavoratori che improvvisamente si trovano a lavorare a casa propria, in tutta libertà.  

Ma oltre alla fiducia nelle competenze dei tuoi dipendenti e nella loro capacità di programmazione e raggiungimento degli obiettivi aziendali, hai ancora la possibilità di monitorare i dipendenti in smart working e verificare che gli standard della tua azienda rimangano inalterati nel pieno rispetto dello Statuto dei lavoratori

Non pensare nemmeno a videocamere e sistemi di sorveglianza: non sono ammessi.   
Il controllo del lavoro a distanza non passa nemmeno dall’utilizzo di software o tecnologie digitali per controllare (geolocalizzare) che il tuo dipendente sia seduto davanti al PC e non al parco a fare jogging. 

Consideriamo un aspetto fondamentale: lo smart working non è il “telelavoro”! 

Telelavoro significa lavorare da casa anziché in ufficio, con l’obbligo di essere online durante tutto l’orario di lavoro.
Di solito quest’ultimo viene effettuato da casa con una “postazione fissa”; lo smart working invece è flessibile sia in termini di luogo (il lavoratore potrebbe lavorare da casa, dal parco o dalla sua casa di villeggiatura in montagna) che di tempo; non è importante in che momento del giorno stacchi dal lavoro per esigenze personali, ciò che conta è che siano raggiunti gli obiettivi prefissati alle scadenze definite con il datore di lavoro / manager di riferimento. 

work life balance

Misurare le performance senza imporre il controllo del lavoro da remoto: come si fa? 

Prima di chiedersi come controllare il dipendente in smart working, è davvero arrivato il momento di imparare a stimare le prestazioni dei lavoratori in base agli obiettivi raggiunti e non al monte ore dedicato ai singoli segmenti di attività

Il monitoraggio degli obiettivi può avvenire mediante l’utilizzo di uno dei tanti software di business management.
Ve ne sono di facile utilizzo fino ad arrivare a quelli più strutturati: scegliere quale utilizzare significa adeguare lo strumento alla complessità dell’azienda e dei progetti che la stessa tratta.  

Lavorare per obiettivi è la base del lavoro da remoto. 
Il manager (titolare dell’azienda) che gestisce le proprie risorse e i propri progetti con collaboratori in smart working non può fare a meno di uno strumento come questo per monitorare lo stato avanzamento lavori, per avere un controllo costante del lavoro da remoto e per portare a termine ciascuna attività nei tempi stabiliti.  

Controllare i dipendenti in smart working e assicurarsi che il lavoro venga svolto con celerità e correttezza sono obiettivi legittimi da perseguire anche in uno studio professionale

Se l’organizzazione classica del lavoro in studio è affidata all’interazione diretta tra professionista e collaboratori, tramite processi informali di delega e controllo spesso basati unicamente su percezioni astratte, derivate dai sensi, il controllo del lavoro da remoto prevede l’adozione di un nuovo paradigma. 

Per poter monitorare i dipendenti in smart working serve un nuovo modello di organizzazione dello studio, fondato sulla standardizzazione e formalizzazione dei flussi di lavoro, dei sistemi di delega e dei risultati che ogni singolo soggetto deve raggiungere

Per controllare i dipendenti in smart working con successo è necessario definire un piano d’azione che stabilisca i ruoli, le procedure e i compiti di tutti i soggetti coinvolti, meglio se in forma scritta, tramite: 

  • checklist  
  • protocolli,  
  • liste degli obiettivi intermedi e finali per ogni lavorazione 

Un’organizzazione di questo tipo ha un potenziale enorme, sia in termini di controllo del lavoro da remoto che di efficientamento del prodotto che in un’ottica di efficacia: il professionista, infatti, sarà in grado in ogni momento di poter valutare cosa (e chi) rappresenta un vantaggio per l’azienda e cosa (e chi) invece no. 

Smart working: cosa serve? 

“Per poter lavorare in modo efficace ed efficiente bisogna avere gli strumenti giusti” 

Sembra una frase retorica ma non lo è, né in generale né, se ci riferiamo allo smart working. 

Alcuni degli strumenti per poter lavorare bene in modo “agile” sono già nelle nostre mani e li conosciamo bene, altri devono essere prima imparati e poi approfonditi. 

Ma vediamo quali sono i principali. 

  • Una connessione internet di qualità 
  • Hardware: PC portatili, tablet e smartphone; tutti ne siamo dotati ma per lavorare bene e in “sicurezza informatica” è opportuno avere degli strumenti dedicati esclusivamente all’attività lavorativa. Non solo per controllare il lavoro da remoto ma anche per essere sicuri che i dati siano protetti, è bene che gli hardware vengano forniti dall’azienda.  
  • Software: gestionali (in cloud o in locale), sistemi per il business management, piattaforme di condivisione, applicazione per la messaggistica, la posta, la comunicazione ed il VoIP in genere.  

Il controllo del lavoro a distanza ed il raggiungimento degli obiettivi anche in smart working si possono raggiungere più facilmente attraverso questi strumenti fisici ma il vero elemento essenziale, quello che fa la differenza, è avere una mentalità adeguata sia per il titolare che per il dipendente. 

Lavorare in sicurezza da remoto: cosa devi valutare? 

Sebbene possa sembrare tutto semplice, anche lavorare da casa o da una postazione “mobile” può comportare dei rischi sia per la sicurezza del lavoratore che per la sicurezza dei dati trattati

Entrambi questi aspetti sono da tenere in forte considerazione da parte dell’azienda se non vuole incappare in sanzioni anche molto onerose.  

Ma…  

Entrambi questi aspetti ed i relativi rischi possono essere prevenuti, in primis, con adeguata formazione e informazione di ciascun soggetto coinvolto, nonché mettendo a disposizione gli strumenti adatti

Vediamo questi due aspetti:

Salute e sicurezza sul lavoro 

Anche se il lavoratore è in smart working, si presentano in ogni caso alcuni rischi legati all’utilizzo dei videoterminali e delle apparecchiature, all’ergonomia ed in generale al suo stato psico-fisico.  

Il datore di lavoro ha la responsabilità di attuare misure tecniche e procedure per la prevenzione dei rischi che incombono sui lavoratori, secondo quanto definito dal testo unico sulla sicurezza sul lavoro. 

smart working mal di schiena

Privacy – GDPR 

Lavorare da remoto comporta parecchi rischi nell’ambito del trattamento dei dati aziendali.  

Per prima cosa pensiamo all’utilizzo di device personali per lo scopi lavorativi: questi dispositivi possono utilizzati per il collegamento da remoto alla rete aziendale o al cloud o al gestionale; spesso questi device sono condivisi con i familiari e la disattenzione da parte del lavoratore può comportare rischi ingenti di danneggiamento dei dati aziendali.  

La connessione mediante reti domestiche espone i device (anche se forniti dal datore di lavoro e utilizzati per soli scopi lavorativi) ed i dati salvat al rischio di intrusione, danneggiamento e persino attacchi malware. Se alla connessione mediante le reti domestiche aggiungiamo la mancanza di adeguati antivirus e firewall, il rischio diventa di entità elevata. 

Cosa significa davvero controllare il dipendente in smart working?  

Il controllo del lavoro a distanza per te significa che il tuo smart worker sia stato seduto davanti al monitor per 8 ore di seguito o che abbia portato a termine con successo la consegna ricevuta? 

Inizia a prendere in considerazione la possibilità che questo nuovo approccio al lavoro possa, , rappresentare un salto di qualità, sia per te sia per i tuoi dipendenti nelle nuove vesti di smart worker. 

Il controllo del lavoro a distanza deve basarsi sul raggiungimento dei risultati ottenuti dai collaboratori; monitorare quanto tempo passano i dipendenti davanti al PC non può essere un vero criterio di valutazione.  

Sapere che un collaboratore ha passato 8 ore al terminale non significa affatto aver monitorato il dipendente in smart working; se un dipendente volesse perdere tempo lo farebbe tranquillamente anche davanti al suo schermo. 

Se gestito bene, lo smart working può diventare uno strumento di motivazione e soddisfazione tanto per il professionista quanto per i collaboratori, generando serenità sul posto di lavoro e trasformando il controllo del lavoro da remoto da semplice strumento di gestione a strumento di collaborazione e condivisione degli obiettivi nella squadra

E se hai qualche dubbio su come procedere, come gestire l’assegnazione di ruoli e mansioni, come individuare e indicare gli obiettivi, o su come controllare che i tuoi dipendenti siano efficienti e produttivi, puoi sempre consultare un esperto del settore, che possa darti una mano a chiarirti le idee e a far ripartire di slancio il tuo business. 


Innovare i processi aziendali può essere complesso e faticoso: non se ti affidi ad un Esperto.


Tu spiegaci brevemente per cosa hai bisogno di supporto: a trovare l’Esperto giusto per aiutarti e a fartelo incontrare in video chiamata, ci pensiamo noi!

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